書寫經(jīng)驗69人覺得有用

寫崗位職責(zé)的時候，得先把工作內(nèi)容弄清楚。行政文秘這個崗位，主要就是處理日常事務(wù)，像文件整理，會議記錄，還有接待客人什么的。這些事情看著簡單，但做起來挺講究技巧的。比如說文件整理，得按類別歸檔，還得確保每份文件都標(biāo)了日期，不然到時候找起來費勁。

再來說說會議記錄，這活兒可不能馬虎。要是記漏了關(guān)鍵點，領(lǐng)導(dǎo)那邊不好交代。而且，有時候會議內(nèi)容比較復(fù)雜，光聽不記肯定不行，得邊聽邊記，腦子也要跟著轉(zhuǎn)得快才行。還有，有些細(xì)節(jié)可能聽著不是很重要，但其實關(guān)系到后續(xù)的工作安排，所以該記的都得記全乎。

接待客人這塊也挺重要的。客人來了，得熱情招呼，知道他們來的目的是什么，然后按照規(guī)矩帶去相應(yīng)的地方。要是碰上重要人物，還得提前做好準(zhǔn)備，比如會議室布置好，茶水備齊啦之類的。這中間要是出了岔子，給人家留下不好的印象就麻煩了。

書寫注意事項：

行政文秘還要負(fù)責(zé)一些后勤工作，像是辦公用品采購，設(shè)備維護(hù)啦。這些東西看似不起眼，但真要出了問題，影響可不小。采購的時候，貨比三家是必須的，不能只圖便宜買回來質(zhì)量差的東西。至于設(shè)備維護(hù)，平時得多留心，發(fā)現(xiàn)問題早解決，別等到關(guān)鍵時刻掉鏈子。

有時候也會遇到臨時的任務(wù)，比如幫忙籌備活動什么的。這種時候就得隨機(jī)應(yīng)變，跟同事配合好，分工明確一點。要是溝通不到位，搞砸了可不好交差。還有，有些任務(wù)可能需要加班加點完成，這時候就得有點奉獻(xiàn)精神，畢竟工作要緊。

不過，寫這份職責(zé)的時候，要注意語言表達(dá)要貼合實際情況。有些地方寫得太正式了反而顯得不真實，比如“務(wù)必做到盡善盡美”這樣的句子就有點夸張。寫的時候得考慮到具體的工作環(huán)境，用詞盡量接地氣些，讓看的人覺得靠譜又實在。像“確保各項工作順利進(jìn)行”這種話，雖然沒錯，但太籠統(tǒng)了，最好能結(jié)合具體的例子來描述。

書寫經(jīng)驗77人覺得有用

行政文秘這個崗位的工作職責(zé)該怎么寫？每個單位的情況都不一樣，所以寫的時候得結(jié)合實際情況來。比如你得清楚這個崗位具體負(fù)責(zé)哪些事，像日常辦公文件的整理、會議記錄、接待來訪人員之類的活兒肯定少不了。

像我之前見過一個公司的行政文秘工作職責(zé)，它就提到負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)登記，還有就是做好各種會議的籌備工作，包括通知參會人員、布置會場什么的。聽起來挺具體的吧。不過有時候?qū)懙臅r候容易漏掉一些細(xì)節(jié)，比如文件歸檔的具體流程沒說清楚，這就不太好。

書寫注意事項：

這個崗位還經(jīng)常涉及到后勤管理的事，像是辦公用品采購、設(shè)備維護(hù)之類的。我記得有個同事寫職責(zé)時，就把這部分寫成“確保辦公設(shè)施正常運轉(zhuǎn)”，結(jié)果給人感覺有點模糊，具體怎么做沒體現(xiàn)出來。其實可以改成“定期檢查辦公設(shè)備狀態(tài)，及時聯(lián)系維修服務(wù)，保障日常工作的順利開展”。

再說了，文秘工作還可能涉及對外聯(lián)絡(luò)，比如跟其他部門協(xié)調(diào)溝通。要是寫職責(zé)的時候只寫了“負(fù)責(zé)部門間溝通”，就顯得太籠統(tǒng)了。我覺得可以細(xì)化一下，比如說“主動跟進(jìn)各部門需求，協(xié)助解決跨部門協(xié)作中的問題”。這樣寫的話，別人一看就知道這個崗位需要什么樣的能力。

還有，行政文秘有時也會參與一些活動組織，像年會、團(tuán)建之類的。寫職責(zé)時最好能突出這一點，像“策劃并執(zhí)行公司內(nèi)部活動，營造良好的團(tuán)隊氛圍”。但有時候會不小心忽略掉執(zhí)行部分，只提策劃，這就有點欠考慮了。

書寫經(jīng)驗55人覺得有用

技術(shù)助理、技術(shù)文秘還有技術(shù)行政這類崗位的職責(zé)描述其實挺講究實際工作的。比如，一個技術(shù)助理可能得負(fù)責(zé)收集整理項目資料，這可不是簡單地把文件堆在一起就行，得確保每個文檔都完整無缺，還得按類別存好，方便后續(xù)查找。要是遇到一些比較復(fù)雜的技術(shù)文檔，還需要初步審閱，看看有沒有明顯的錯誤或者遺漏的地方。

技術(shù)文秘的工作就有點不一樣了，除了日常的文檔管理，還涉及到會議記錄和安排。記得有一次我?guī)兔τ涗洉h紀(jì)要，因為沒聽清楚某個專業(yè)術(shù)語，結(jié)果寫錯了，后來被領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)了，雖然只是一個小差錯，但挺尷尬的。所以，做會議記錄的時候一定要集中注意力，最好提前熟悉一下參會人員的專業(yè)背景，這樣能減少不少麻煩。

至于技術(shù)行政，這部分工作就更偏向于后勤保障了。像是辦公設(shè)備的維護(hù)、采購需求的匯總之類的事，都得操心。有一次公司新進(jìn)了一批儀器，我就負(fù)責(zé)清點數(shù)量，核對型號，結(jié)果發(fā)現(xiàn)清單上少寫了兩臺設(shè)備，幸好及時發(fā)現(xiàn)，不然會影響后續(xù)的工作進(jìn)度。這事讓我明白，不管事情看起來多簡單，都得認(rèn)真對待，否則后果可能比想象中嚴(yán)重。

對于職位要求，可以根據(jù)具體崗位的特點來設(shè)定。比如說技術(shù)助理，需要有一定的技術(shù)基礎(chǔ)，至少對相關(guān)領(lǐng)域的基本概念有所了解，這樣才能更好地輔助工程師們完成任務(wù)。而技術(shù)文秘則更注重溝通協(xié)調(diào)能力，畢竟很多時候需要跟不同部門打交道。至于技術(shù)行政，責(zé)任心是最重要的，因為很多瑣碎的事情都需要有人盯著，要是責(zé)任心不強(qiáng)，很容易出問題。

書寫注意事項：

這些崗位的職責(zé)描述最好結(jié)合企業(yè)的實際情況來寫。比如有的企業(yè)特別強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊合作精神，那在描述職責(zé)時就可以突出這一點；有的企業(yè)可能更看重工作效率，那就可以在職責(zé)里加入一些關(guān)于時間管理和任務(wù)優(yōu)先級的內(nèi)容。不過，有時候?qū)懧氊?zé)描述的時候可能會忘記加上某些關(guān)鍵點，這就需要反復(fù)檢查幾次，確保沒有遺漏重要的內(nèi)容。

書寫經(jīng)驗15人覺得有用

寫崗位職責(zé)的時候，得先搞清楚這個職位到底干什么的，比如行政部文秘這活兒，主要就是管著些日常事務(wù)，像文件收發(fā)、會議記錄什么的。先別急著列條子，心里得有個譜，知道哪些事歸它管，哪些事又不是它的分內(nèi)事。像文件歸檔這事，就得注明具體怎么做，是按時間排還是按類別分，要是沒說清楚，到時候出了岔子誰負(fù)責(zé)？

文秘工作有時候挺瑣碎的，比如接待客人，總不能光說“負(fù)責(zé)接待”，得細(xì)點說，比如說提前了解來訪人員的信息，準(zhǔn)備茶水什么的，不然客人一到手忙腳亂的，給人的印象不好。有時候開會前還得檢查設(shè)備，投影儀有沒有壞，麥克風(fēng)能不能響，這些都是細(xì)節(jié)，漏了哪個都可能影響工作。

有時候?qū)懙臅r候會遇到問題，比如“負(fù)責(zé)整理資料”這句話就有點太籠統(tǒng)了，得細(xì)化，像“負(fù)責(zé)整理并分類保存各類檔案資料，確保查閱方便”，這樣才靠譜。另外，文秘還常涉及一些對外聯(lián)絡(luò)的事，這方面的職責(zé)也得明確，比如“協(xié)助處理對外聯(lián)系事項，包括但不限于電話溝通、郵件往來”。

不過，寫的時候也得注意順序，有些事情看似簡單，但放的位置不對也不行。像“負(fù)責(zé)辦公室日常用品采購”這種，最好放在后面，因為這不是文秘工作的核心，但也是必不可少的一部分。要是把這一條放在開頭，可能會讓人覺得這個崗位的重點偏了。

有時候?qū)懙臅r候容易漏掉一些關(guān)鍵點，比如“定期更新通訊錄”這樣的小事，看起來不起眼，但其實很重要。還有就是“協(xié)助其他部門完成臨時任務(wù)”，這個也得提一下，畢竟文秘的工作有時候會涉及到跨部門協(xié)作，不能只盯著自己的事。

寫的時候還有一點要注意，就是不要把職責(zé)寫得太死板，得留點彈性空間，畢竟工作中總會碰到突發(fā)情況。像“協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成其他相關(guān)工作”這種話就挺好，既體現(xiàn)了靈活性，又不至于顯得職責(zé)不明。不過有時候也會犯點小錯誤，比如把“協(xié)助”寫成“幫助”，雖然意思差不多，但總覺得不夠正式。

書寫經(jīng)驗46人覺得有用

行政部文秘這個崗位的職責(zé)其實挺復(fù)雜的，得結(jié)合實際情況去描述，不能太籠統(tǒng)。比如，文秘首先要負(fù)責(zé)日常文件的整理歸檔，這包括收發(fā)文件、登記編號什么的，要是文件多了，還得分類存放，不然到時候找起來費勁。還有，會議記錄也是必不可少的工作，會上領(lǐng)導(dǎo)說什么得記下來，重點部分得突出標(biāo)注，這工作看起來簡單，但真做起來才發(fā)現(xiàn)很多細(xì)節(jié)需要注意。

其次，文秘還承擔(dān)著一些對外聯(lián)絡(luò)的任務(wù)，比如接待來訪人員，有時候客戶來了，得熱情點，提前準(zhǔn)備好資料，安排好會議室。有時候電話咨詢也得耐心解答，態(tài)度要好，畢竟代表的是公司形象。另外，辦公用品的采購和管理也不能忽視，得定期統(tǒng)計需求，按需購買，別買多了浪費，也別買少了耽誤事。

有時候文秘還要協(xié)助其他部門處理一些雜務(wù)，像是幫忙打印復(fù)印文件、準(zhǔn)備演示材料之類的。這部分工作看似不起眼，但要是沒做好，可能會影響整體工作效率。再就是，文秘還得熟悉公司的規(guī)章制度，有時候遇到員工請假或者加班的情況，需要按照規(guī)定審核，確保流程合規(guī)。

不過，有些文秘在寫職責(zé)的時候容易忽略細(xì)節(jié)，比如只寫了“負(fù)責(zé)文件管理”，具體怎么做就沒說清楚。這樣的描述就有點模糊不清了，容易讓人誤解。再比如提到接待工作，只寫了“熱情接待”，但沒提具體的流程，這樣也不夠全面。再比如有時候?qū)懙讲少忁k公用品，只寫了“定期統(tǒng)計”，但沒說統(tǒng)計的具體方式，這就容易導(dǎo)致執(zhí)行時出現(xiàn)偏差。

書寫經(jīng)驗95人覺得有用

行政兼文秘這個崗位的職責(zé)其實挺講究實際操作能力的，要是寫得不好，不僅領(lǐng)導(dǎo)看不明白，自己做起事來也會覺得頭大。寫這類崗位職責(zé)的時候，得先把日常工作都理清楚，像日常文件管理，會議記錄，還有接待來訪人員這些事情，這些都是基礎(chǔ)工作。

比如說文件管理這一塊，就不能光寫個“負(fù)責(zé)文件歸檔”，得具體點，比如“按照公司規(guī)定分類整理各類文件，并確保檔案柜內(nèi)文件擺放有序，便于日后查找”。這樣寫的話，別人一看就知道你得做什么，而且還能大概知道怎么做。不過有時候?qū)懫饋頃悬c卡殼，特別是那些經(jīng)常做的事，覺得太簡單了就懶得詳細(xì)描述，結(jié)果寫出來就顯得很模糊，像是“處理文件”，這誰都知道，但到底怎么處理？

會議記錄也是個重點，不能只是“做好會議記錄”，最好能提到細(xì)節(jié)，“及時整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并在會后一個工作日內(nèi)發(fā)送給相關(guān)人員”。這里就容易出個小問題，有時候人一急就忘了時間限制，寫著寫著就給漏掉了，結(jié)果會議內(nèi)容拖了好幾天才發(fā)出去，這就不太好了。

再就是接待來訪人員這部分，不能簡單地說“負(fù)責(zé)接待來訪人員”，還得細(xì)化到“引導(dǎo)來訪人員至指定地點，并通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，同時做好登記工作”。這中間可能就會出現(xiàn)一些小狀況，比如有時候客人來了沒提前通知，你就得臨時協(xié)調(diào)，要是事先沒想好怎么應(yīng)對，就容易手忙腳亂。

書寫注意事項：

行政方面的工作也少不了后勤保障這一塊，像辦公用品采購之類的，不能只寫“負(fù)責(zé)辦公用品采購”，最好明確一下流程，“根據(jù)各部門需求制定采購計劃，提交預(yù)算審批后進(jìn)行采購，并跟蹤物品到貨情況，確保辦公環(huán)境正常運轉(zhuǎn)”。寫到這里的時候，有時候會忘記加上“跟蹤到貨情況”這部分，因為采購?fù)炅司陀X得萬事大吉了，結(jié)果東西遲遲不到貨，耽誤事。

書寫經(jīng)驗25人覺得有用

寫崗位職責(zé)的時候，得根據(jù)自己對工作的理解來寫，不能照搬別人的模板。比如行政文秘這個崗位，主要是負(fù)責(zé)文件整理、會議記錄和日常事務(wù)處理。平時要留意公司文件歸檔情況，確保每份文件都有對應(yīng)的編號和存放位置。要是文件亂放，找起來就費勁了。還有，開會的時候要把重點記下來，尤其是領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，得及時跟進(jìn)。

書寫注意事項：

辦公用品的采購和管理也得操心。每次采購前最好列出清單，避免買多了浪費或者少了不夠用。有時候同事間借用東西也是常事，記得做好登記，這樣能避免后續(xù)扯皮。當(dāng)然，有時候會遇到緊急情況，比如打印機(jī)突然壞了，這時候就得迅速反應(yīng)，聯(lián)系維修人員。

有時候?qū)懙揭话肟赡苣X子一抽，把“辦公用品”打成了“辦公用品品”，回頭檢查的時候才發(fā)現(xiàn)。這種事情偶爾會發(fā)生，大家都不免會有這樣的小失誤。但寫完后最好多看幾遍，把明顯的錯誤改掉。要是直接提交上去，領(lǐng)導(dǎo)看了可能會覺得不太專業(yè)。

除了這些常規(guī)工作，還有一點很重要，就是跟其他部門保持溝通。畢竟很多工作不是一個人就能完成的，需要團(tuán)隊配合。要是溝通不到位，事情就容易出岔子。比如，某個項目需要其他部門配合，就得提前說清楚時間節(jié)點和具體要求，不然耽誤了進(jìn)度大家都頭疼。

有時候?qū)憱|西寫得太快，難免會出現(xiàn)一些小問題，像是漏字或者標(biāo)點符號用錯。這些問題看似不起眼，但會影響整體效果。所以寫完之后最好放一放，過段時間再看看，說不定能看出不少問題。寫崗位職責(zé)的時候，盡量把自己腦海里的想法完整地表達(dá)出來，這樣既是對自己的負(fù)責(zé)，也是對崗位的尊重。

書寫經(jīng)驗33人覺得有用

寫崗位職責(zé)的時候，得先搞清楚這個崗位具體是干什么的。比如綜合部行政文秘，那肯定少不了日常辦公文件的處理，像是起草通知、整理會議紀(jì)要什么的。這類工作聽起來簡單，實際上需要細(xì)心，稍不留神就把關(guān)鍵信息給漏了。比如說昨天我?guī)兔φ頃h記錄，因為一時大意，把“本周例會決定采購新設(shè)備”寫成了“本周例會討論采購新設(shè)備”，雖然只差幾個字，但意思就完全變了。

還有就是接待來訪人員這一塊兒，這可不是光開門笑臉迎人那么簡單。不僅要提前了解來訪者的背景信息，還得根據(jù)他們的需求安排好食宿、行程之類的細(xì)節(jié)。有一次我們部門來了位重要客戶，當(dāng)時因為對接的人手不足，差點沒安排好，最后還是同事臨時頂上才搞定。所以寫崗位職責(zé)時，這部分內(nèi)容最好能突出一下服務(wù)意識的重要性。

書寫注意事項：

檔案管理也是行政文秘的一項重要任務(wù)。公司各種合同、方案什么的都得歸檔妥善保管，萬一哪天需要用到，找起來能省不少麻煩。記得上次有個項目需要調(diào)取之前的審批文件，結(jié)果翻了半天都沒找到，后來才知道是以前負(fù)責(zé)歸檔的小張離職后沒交接清楚。所以寫職責(zé)描述時，強(qiáng)調(diào)一下檔案管理的規(guī)范性和持續(xù)性很重要。

至于后勤保障這塊兒，那就更雜了。從辦公用品的采購到設(shè)備維護(hù)，再到員工福利發(fā)放，每一項都需要統(tǒng)籌規(guī)劃。像前陣子打印機(jī)壞了，剛好趕上月底報賬高峰期，折騰了好幾天才修好。所以寫崗位職責(zé)的時候，可以建議把突發(fā)狀況的應(yīng)對措施也考慮進(jìn)去，畢竟誰也不知道什么時候會出問題。

小編友情提醒：

溝通協(xié)調(diào)能力也不能忽視。行政文秘很多時候充當(dāng)?shù)氖菢蛄航巧舷录壷g、部門之間都需要及時溝通。有時候一個信息傳遞不到位，可能就會導(dǎo)致整個流程延誤。就像上次我們部門跟財務(wù)那邊對接報銷事宜，因為溝通不暢，好幾個單子都被退回重審。所以寫職責(zé)時，可以重點提到這一點，提醒從業(yè)者平時多留意各部門的工作進(jìn)展，有問題及時跟進(jìn)解決。